Algemene voorwaarden vergaderen

Voorwaarden die horen bij de offerte/overeenkomst om gebruik te maken van de vergaderruimte(s) van Helsdingen Sport en Cultuur.

Algemeen

  • De huurder staat ervoor in dat uitsluitend gebruik wordt gemaakt van de vergaderruimte(s) gedurende de periode dat deze is gehuurd.
  • De huurder zal het gehuurde als een goed huisvader gebruiken en zorgt ervoor dat er geen overlast of hinder wordt veroorzaakt.
  • De vergaderruimte is 15 minuten voor aanvang van de bijeenkomst toegankelijk voor de voorbereiding.
  • De sleutel van de vergaderruimte kan 15 minuten voorafgaand aan de vergadering bij de receptie worden opgehaald. De sleutel wordt verstrekt aan de huurder onder de voorwaarde dat wordt getekend voor ontvangst, waarbij contactgegevens van de desbetreffende persoon (opdrachtgever) worden achter gelaten. Deze persoon is ook verantwoordelijk voor het deugdelijk afsluiten van de vergaderruimte bij het einde van de huurperiode en voor het direct retourneren van de sleutel bij de receptie.

Reserveringen/offertes

  • Een overeenkomst tussen Helsdingen Sport en Cultuur en de opdrachtgever komt tot stand doordat deze offerte tijdig ondertekend retour wordt gestuurd en de ontvangst daarvan is bevestigd door Helsdingen Sport en Cultuur.
  • Mondelinge afspraken en/of toezeggingen binden Helsdingen Sport en Cultuur niet. Uitsluitend schriftelijke afspraken gelden.
  • Helsdingen Sport en Cultuur kan op verzoek de reserveringsaanvraag tot maximaal twee weken, voor de geplande datum van de bijeenkomst, in optie zetten. Wanneer deze optie niet tijdig is bevestigd (ondertekend), vervalt deze automatisch.
  • Reserveren is mogelijk tot 48 uur voor de aanvangstijd.
  • Het aantal personen dat aanwezig is bij de bijeenkomst kan tot 48 uur vóór de geplande datum van de bijeenkomst worden gewijzigd, met een maximum van 10% van het aantal personen.

Annuleringsregeling

In geval van gehele  of gedeeltelijke annulering, binnen twee maanden voor aanvang van de bijeenkomst, worden annuleringskosten in rekening gebracht, als volgt:

  • Tot 2 maanden tevoren: nihil
  • Tussen 2 maanden en 1 maand: 25% van de zaalhuur
  • Tussen 1 maand en 2 weken: 50% van de zaalhuur
  • Tussen 2 weken en 1 week: 75% van de zaalhuur
  • Binnen 1 week tevoren: 100% van de zaalhuur, arrangementen, (faciliteiten)

Tarieven en betalingen

  • Facturering vindt achteraf plaats, nadat de bijeenkomst heeft plaatsgevonden, tenzij anders is afgesproken.
  • Nadat de factuur gestuurd is dient binnen 30 dagen het volledig bedrag betaald te zijn.

Toepasselijke Algemene Voorwaarden

De Algemene Voorwaarden bij verhuur van gemeentelijke accommodaties zijn op deze Offerte en Overeenkomst van toepassing. Als de inhoud van de Algemene Voorwaarden afwijkt van hetgeen in deze Offerte/overeenkomst is afgesproken, prevaleert deze Offerte/Overeenkomst.