Protocol vergaderen

In verband met de corona-maatregelen hanteren wij dit protocol.

Algemeen

Wanneer mensen in groepen bijeenkomen kan het coronavirus zich snel verspreiden. Er zijn daarom maatregelen om de vorming van grote groepen tegen te gaan. Vanaf 1 juni is het toegestaan om met groepen van maximaal 30 personen bij elkaar te komen. Vanaf 1 juli zal dit aantal worden verhoogd naar 100 personen.

Helsdingen Sport en Cultuur zal op een verantwoorde en veilige manier geopend zijn, waarbij wij zoveel mogelijk rekening houden met de 1,5 meter samenleving. Uiteraard ligt hier ook een stukje verantwoording bij onze bezoekers. Wij doen het met elkaar. 

Doelstelling

Ondanks dat vergaderen of een training volgen online goed te doen is kunnen wij ons voorstellen dat het gebrek aan persoonlijk contact en het missen van de non-verbale communicatie een nadeel is. Ook is men online sneller afgeleid en heb je te maken met technische belemmeringen. Goed dus om vergaderingen, trainingen en bijeenkomsten weer mogelijk te maken in kleine groepen.

Capaciteit

Vanwege de maatregelen is er een beperkte capaciteit. 

Helsdingen Sport en Cultuur beschikt over diverse (vergader) ruimtes. Onderstaand overzicht is gebaseerd op de 1,5 meter samenleving.

Vergaderruimtes - opstellingen - zitplaatsen
  U-vorm Theater Carré Examen M2
Blauwe zaal 18+1* 30** 22 15+1* -
Vergaderruimte 1 6+1* - 8 - 41
Vergaderruimte 2 - - 4 -4 31
Vergaderruimte 3+4 18+1 - 22 15+1 187

*in de U-vorm en examen opstelling het aantal personen + 1 trainer in kwijt. 
**Vanaf juli wordt de theateropstelling in De Blauwe Zaal het 60 personen. 

Openbare ruimtes

Alle openbare ruimtes zijn ingericht op de 1,5 meter samenleving. Wij gaan ervan uit dat onze bezoekers hier zelf ook een stukje verantwoording nemen. Alle ruimtes zijn goed te ventileren.

Vergaderzalen

De capaciteit van de vergaderzalen is naar beneden bijgesteld om zo te voldoen aan de tijdelijke regelgeving en de 1,5 meter samenleving. Wij verzoeken onze gasten deze zaal achter te laten zoals deze is aangetroffen. Schoon en netjes.

Ontvangst

De contactpersoon van de bijeenkomst wordt ontvangen door een medewerker van Helsdingen Sport en Cultuur en naar de vergaderruimte gebracht. Hier zal een intake gesprek plaatsvinden waarna de contactpersoon zelf zijn gasten zal ontvangen en begeleiden naar de vergaderruimte. Tijdens het intake gesprek worden de volgende punten gecheckt met de trainer of contactpersoon:

  • is de opstelling correct
  • zijn alle audio visuele hulpmiddelen aanwezig
  • pauze tijden / koffie en thee momenten
  • lunch tijd
  • eindtijd bijeenkomst

Belangrijk is om te weten wie de contactpersoon is. Dit is niet altijd degene die de reservering heeft gemaakt. 

Routing

Er is een duidelijke routing waarbij zoveel mogelijk rekening is gehouden met de 1,5 meter afstand. Rechts houden is het device. Deuren staan open.  Op deze manier creëer je zoveel mogelijk éénrichtingsverkeer. Het personeel van Helsdingen Sport en Cultuur zal op diverse plaatsen toezicht houden om ervoor te zorgen dat alles zo soepel mogelijk verloopt.

Toiletgebruik

Alleen het mindervalide toilet in de hal is geopend en ook deze wordt na ieder gebruik schoongemaakt. Men kan bij de receptie vragen het toilet te openen. Zoals het ernaar uitziet zullen de openbare toiletten vanaf 1 juli 2020 weer geopend worden.

Veiligheid en hygiëne

Voor wat betreft de eigen hygiëne hanteren wij de regels van het RIVM:

  • was regelmatig uw handen (minstens 20 seconden)
  • hoest of nies in uw elleboog
  • gebruik papieren zakdoekjes om uw neus te snuiten en gooi deze daarna weg
  • schud geen handen
  • houdt 1,5 meter afstand ( tenzij het mensen uit eigen gezin of huishouding zijn) 
  • vermijd aanraking van het gezicht

Blijf thuis bij de volgende klachten: 

  • neusverkoudheid
  • loopneus
  • niezen
  • keelpijn
  • lichte hoest
  • verhoging tot 38 graden Celsius
  • wanneer gezinslid koorts (vanaf 38 graden) en/of benauwdheid heeft

Blijf ook thuis als iemand van uw huishouden koorts heeft en/ of benauwdheidsklachten of positief getest is op nieuwe coronavirus (COVID-19). Omdat u tot 14 dagen na het laatste contact met deze persoon nog ziek kunt worden, moet u thuisblijven tot 14 dagen na het laatste contact waarop deze persoon nog besmettelijk was (volg hierin het advies van de GGD). Blijf thuis als u het nieuwe coronavirus hebt gehad (vastgesteld met een laboratoriumtest) en dit in de afgelopen 7 dagen is vastgesteld.

  • Ga direct naar huis als er tijdens de activiteit klachten ontstaan zoals neusverkoudheid, hoesten, benauwdheid of koorts
  • Was de handen met water en zeep als uw handen mogelijk besmet zijn door aanraking met objecten waar veel mensen aanzitten (deurknop, pinapparaat etc.)

In de entree op de begane grond staat een desinfectie zuil, zodat men bij binnenkomst de handen kan ontsmetten. Ook zal er vaker een schoonmaakronde worden gedaan en zullen deurklinken, kleedkamers, toiletten regelmatig worden gereinigd. 

Receptie

Voor de veiligheid van onze medewerkers en bezoekers zal er bij de receptie een plexiglasplaat komen te hangen. Ook zullen onze medewerkers met handschoenen werken. Wij verzoeken iedereen zoveel mogelijk contactloos te betalen.

Horeca

Pauzemomenten, inclusief eventuele lunch- en dinertijden worden per bijeenkomst met de trainer/organisator afgestemd om een goede en veilige doorloop te garanderen. Ook worden lunch en diner worden voorlopig niet in buffetvorm gepresenteerd maar iedere gast wordt individueel bediend in een omgeving waar de 1,5 meter samenleving gewaarborgd is, alsmede de gezondheid van gast en medewerker.

Personeel

Ook voor ons personeel hanteren wij de regels van het RIVM:

  • was regelmatig je handen (minstens 20 seconden)
  • hoest of nies in je elleboog
  • gebruik papieren zakdoekjes om uw neus te snuiten en gooi deze daarna weg
  • schud geen handen
  • houdt 1,5 meter afstand ( tenzij het mensen uit eigen gezin of huishouding zijn)
  • vermijd aanraking van het gezicht

Zij blijven thuis bij de volgende klachten:

  • neusverkoudheid
  • loopneus
  • niezen
  • keelpijn
  • lichte hoest
  • verhoging tot 38 graden Celsius
  • wanneer gezinslid koorts (vanaf 38 graden) en/of benauwdheid heeft.

Onze personeelsleden blijven ook thuis als iemand van hun huishouden koorts heeft en/ of benauwdheidsklachten.

Bij de receptie komt een plexiglas te hangen en werken de medewerkers met handschoenen. De lesdocenten zullen niet in het water aanwezig zijn bij de kinderen. Er zullen beheerders aanwezig zijn om ervoor te zorgen dat de routing goed gevolgd wordt. Indien bezoekers zich niet aan de voorschriften houden mogen zij worden aangesproken op hun gedrag. Werkzaamheden waarvoor de medewerkers niet noodzakelijk op locatie moeten zijn worden thuis gedaan.

Communicatie

Iedere deelnemer ontvangt vooraf aan de bijeenkomst een brief met informatie over onze voorzorgsmaatregelen. Het protocol is ten allen tijde na te lezen op onze website of op te vragen bij de receptie. Wij zullen deze blijven aanpassen in de uitvoering en voorzorgsmaatregelen aan de hand van de RIVM richtlijnen.