Privacyverklaring Klanttevredenheidsonderzoeken

Doel en grondslag

Wij voeren de klanttevredenheidsonderzoeken uit op grond van ons gerechtvaardigde belang om ons klantcontact aan de balie te kunnen optimaliseren. Het door de inwoner opgeven van de naam en het e-mailadres wordt door de gemeente verwerkt voor het plannen van de afspraak en voor het kunnen versturen van klanttevredenheidsonderzoeken. Wij hebben dan ook een gerechtvaardigd belang om de naam en het e-mailadres te verwerken ten behoeve van de klanttevredenheidsonderzoeken.

Gemeente Vijfheerenlanden treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor het verzorgen van de klanttevredenheidsonderzoeken en schakelt voor de uitvoering hiervan KCM Survey B.V. (hierna: KCM) in die optreedt als verwerker van persoonsgegevens. Met de verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten waarin is opgenomen dat de persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de gemeente Vijfheerenlanden mogen worden verwerkt.

Het doel van het uitvoeren van de klanttevredenheidsonderzoeken is om de ervaringen van inwoners aan de balie te meten, zodat we deze ervaringen kunnen gebruiken om daar waar mogelijk beter aan te sluiten bij de behoefte van onze inwoners in het contact met onze medewerkers aan de balie. Wij maken een zorgvuldige belangenafweging waarbij de privacy van onze inwoners wordt gewaarborgd en zij te allen tijde de mogelijkheid hebben om bezwaar te maken tegen deelname.

Deelname

Deelname aan het klanttevredenheidsonderzoek is vrijwillig. De inwoner ontvangt na het bezoek aan de balie een e-mail met de vraag om deel te nemen. De inwoner kan deelnemen aan het klanttevredenheidsonderzoek door op de knop 'Naar de vragenlijst' te klikken. KCM verzorgt de verwerking van de resultaten van de klanttevredenheidsonderzoeken in opdracht van de gemeente.

Categorieën persoonsgegevens

De klanttevredenheidsonderzoeken worden uitgevoerd op het platform van KCM. Als de inwoner wenst deel te nemen aan het klanttevredenheidsonderzoek, dan wordt de inwoner geleid naar een online beveiligde omgeving om de vragen te kunnen beantwoorden. Deze omgeving is in beheer van KCM. Informatie over de verwerking van persoonsgegevens kunt u raadplegen in de Privacyverklaring van KCM (Deze link gaat naar een externe website).

De persoonsgegevens die voor dit onderzoek worden verwerkt zijn beperkt tot naam en het opgegeven e-mailadres.

Het klanttevredenheidsonderzoek is zo opgezet dat aan de hand van vragen en stellingen gevraagd wordt om de opgedane ervaring aan de balie te delen. De antwoorden die gegeven worden door de inwoner, worden standaard anoniem verwerkt. Op de laatste pagina is aangegeven “Gemeente Vijfheerenlanden mag mijn persoonsgegevens (naam en e-mailadres) koppelen aan mijn antwoorden”. Dit staat standaard op “Nee”. Indien de inwoner de gegeven antwoorden wenst te koppelen aan zijn persoonsgegevens, dan kan de knop naar “Ja” verschoven worden. Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn als de inwoner contact wenst met de gemeente naar aanleiding van het klanttevredenheidsonderzoek.

Wie heeft toegang tot uw gegevens en met wie worden ze gedeeld?

Medewerkers die daartoe gemachtigd zijn binnen de gemeente Vijfheerenlanden hebben toegang tot het dashboard beschikbaar gesteld door KCM waarin de verzamelde gegevens van de klantervaring verwerkt zijn. Dit dashboard is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Het betreft aangewezen medewerkers van het team burgerzaken, de manager van het team burgerzaken, een business controller en de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Vijfheerenlanden.

Bewaartermijnen

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald in de Archiefwet 1995 (Deze link gaat naar een externe website).

Dit betekent dat uw persoonsgegevens die zijn verzameld voor de klanttevredenheidsonderzoeken de volgende bewaartermijnen kennen:

• • Niet -afgeronde klanttevredenheidsonderzoeken worden maximaal 3 maanden na vastlegging bewaard.
• • Afgeronde klanttevredenheidsonderzoeken worden maximaal 3 maanden na vastlegging bewaard.
• • Persoonsgegevens zoals naam en e-mail worden na 3 maanden verwijderd.

Rechten betrokkenen

Inwoners hebben recht op inzage van de persoonsgegevens die wij verwerken. Inwoners kunnen daarvoor een inzageverzoek bij de gemeente indienen. Ook kan een inwoner zijn gegevens laten aanpassen indien deze niet correct zijn. Verder hebben inwoners het recht om bezwaar te maken tegen het vastleggen van deze gegevens, of een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen. Hoe een inwoner zijn rechten kan uitoefenen is te lezen in onze algemene Privacyverklaring.

Meer informatie

Voor meer informatie, bijvoorbeeld over hoe u de Functionaris Gegevensbescherming kunt bereiken, kunt u terecht op de algemene Privacyverklaring van de gemeente Vijfheerenlanden.

Laatste update: 8 april 2025